「販売の仕事をしていたけれど接客はストレスが多いから事務職へ転職したい」
「営業をしているけれど自分には向いていないかもしれない」
などの理由から、事務職へ転職したいと思ったことはありませんか？
事務職は求人に対する応募者の数が多く、人気の高い職種です。
人気の職種のため未経験での転職は難しそうですが、未経験から事務職への転職は可能です。
未経験から正社員として転職するポイントは3つ。
- 「どうしてもその企業で働きたい」ことが伝わる志望動機を作る
- 職種は違っても共通して役立つスキルをアピールする
- ライバルに差をつけるために資格をとる
また、「事務職はラクそう」などイメージだけで転職すると「思っていたのと違う」と早期退職の原因になります。
事務職の仕事内容や適性を理解してから転職するようにしましょう。
今回は、未経験の人が正社員として事務職に転職する方法について紹介します。
目次
事務ってどんな仕事？事務職の種類とそれぞれの仕事内容
事務職の仕事内容に対して「特別な知識を必要としない簡単な仕事」で「誰にでもできそう」というイメージを持つ人も多いのでは？
事務職といっても一般事務、営業事務、経理事務など職種はさまざまで、仕事内容も異なります。
まずは、事務職の種類とそれぞれの仕事内容を知り、本当に事務職へ転職したいのか、事務職という仕事が自分に向いているかどうかを考えましょう。
一般事務
一般事務は、社内で生じるあらゆる事務作業に対応します。
具体的な作業内容として、書類作成、伝票作成や処理、電話・来客応対、パソコンでのデータ集計、ファイリング、郵便仕分け、備品管理、勤怠管理、受発注・出荷対応、会議室の予約・会場設営などが挙げられ、任される仕事は多岐に渡ります。
どれも、一緒に働くメンバーが円滑に業務をこなせるようサポートする重要な仕事。
中小企業ではさらに、庶務や経理といった仕事を任されることもあります。
一方で大企業は経理、人事、総務など事務の仕事は細分化され、それぞれで対応しています。
一般事務の仕事内容は多岐に渡るうえ社内全体に気を配らなければならず、大変な面も多いです。
ですが、大変な割には専門的かつ高度な知識を必要としないため、給料は営業などに比べると高くなく、昇給もあまり期待できません。
とはいえ派遣やパートなどでの求人が多いという点で就職しやすい職種であると言えます。
また比較的休みが取りやすくて残業も少ないことから、結婚・出産後も働けるとあって女性に人気の職種です。
営業事務
営業事務の仕事は、営業担当者をサポートする業務と顧客対応業務を中心に成り立ちます。
一般事務は社内の幅広い業務を担当しますが、営業事務は営業のサポートがメインとなるのが一般事務との違いです。
一般事務よりは業務の幅は狭く、専門性の高い仕事と言えるでしょう。
具体的な業務内容としては、営業担当者の予定をチェックし、その日の作業内容や連絡事項などを確認する、見積書や請求書の作成、データ入力、営業担当者の不在時に顧客からの問い合わせやクレーム対応、来客の応対など、営業担当の代わりに、または営業担当と連携した業務が挙げられます。
営業事務として働くことにより、会社で取り扱う商品の知識や業界全体の動向について詳しくなります。
知識が増えることで同じ業界であれば次の転職時に有利に働きますし、事務から営業へなど、キャリアアップの可能性もあります。
経理事務
経理事務は会社のお金の流れを管理する仕事。
日々の出入金管理や帳簿づけ、伝票整理や決算表、貸借対照表、財務諸表などの作成が主な仕事です。
経理事務は専門的な知識がいるため未経験者よりは経験者が優遇されますが、未経験でも簿記の資格があれば転職のチャンスは十分にあります。
経理・財務・会計はあらゆる会社組織に必要な職種なので幅広くニーズがあるのも魅力。
企業のお金の流れを把握することができるので、将来的には税理士や公認会計士の資格取得を目指すこともできます。
ちなみに財務は日々のお金の流れを管理し、資金不足にならないように銀行からお金を借りてくる仕事。
経理はお金の流れを管理、財務はお金を調達するという違いがあります。
その他の事務
一般事務や営業事務、経理事務のほかに求人サイトなどで応募のある事務職を紹介します。
- 受付事務
来訪者への応対、訪問部署への案内、代表電話への応対、会議室予約などを行います。
来訪したお客様の対応がメインとなるので、高いビジネスマナーが必要とされます。 - 秘書
社長や役員など企業のトップや、医師、政治家、弁護士など専門職の人たちの補佐役として、庶務のすべてを管理し処理する仕事です。
社内外の人との連絡と応対、文書作成、資料・情報の収集と整理、スケジュール調整などが日々の仕事として挙げられます。 - 貿易事務
輸出入に関する事務作業を行います。
輸出業務では輸出通関手配、通関書類作成、運送便の手配などを行い、輸入業務では輸入通関手配、関税・消費税納付、商品の納入管理などが任されます。
海外とのやり取りがあるので、語学力が必要です。 - 医療事務
病院やクリニックでの医療費の計算と患者対応を行います。
医療事務として働くためには、医療事務技能審査試験への合格か、医療事務管理士などの資格が必要です。
事務職への転職は狭き門？事務職の求人倍率
求人倍率とは、求職者1人あたりに対して何件の求人があるかを示したもの。
求人倍率が 1.0 より高ければ「仕事を探している人」の数よりも「求人」のほうが多いことになります。
事務・アシスタント系の求人倍率は0.18なので、1人に対して0.18件の求人があるということになり、1人に対して1件もありません。
全体の求人倍率と主な職種の求人倍率は以下の通りです。
| 職種 | 求人倍率 |
|---|---|
| 全体平均 | 2.35 |
| 事務・アシスタント系 | 0.18 |
| 営業系 | 2.41 |
| 技術系（IT・通信） | 7.98 |
| 販売・サービス系 | 1.02 |
全体の求人倍率は2.35、つまり1人に対して2件の求人があるということなので、全体と比べても事務職の求人倍率は低く、事務職は求人に対して応募者が多いことがわかります。
事務職へ転職しても大丈夫？事務職の適性について
事務職も営業や販売など他の職種と同様に、適性があります。
また「営業がしんどいからラクそうな事務職を選ぶ」のでは志望動機としては弱く、応募書類を作成する際に書くことがない、面接時に言葉に詰まるなど苦労することになるでしょう。
事務職への転職を決める前に、事務職の適性について知ることが転職成功の秘訣です。
事務職の適性4つ
事務職に向いている性格の要素4つを紹介します。
1. ホスピタリティがある
ホスピタリティがある人とは、人をもてなすことや人の世話をするのが好きな人のことです。
人から「世話好き」と言われる人や、見返りを期待せず相手のために尽くすことができる人はホスピタリティがあると思ってよいでしょう。
事務職は会社や部署の事務処理全般を担い、誰かのサポートを行なうことが多いため、「人のために働きたい」「誰かを手助けしたい」といったホスピタリティは大事な要素となります。
2. 気が利く
他の人が仕事をしやすい環境を作るのも、大切な事務の仕事です。
誰かに言われてから行動するのではなく、相手が求めることを予測して行動できる人は大変重宝されます。
仕事がしやすいように先回りして物事を考える「気遣い」ができる人は、事務職に向いていると言えるでしょう。
3. ミスを発生させない慎重さや几帳面さ
書類作成はパソコンさえ使えれば誰でもできる仕事と思われがちですが、ミスがないように仕上げるのが最も重要なポイントです。
何度も見直さないと先に進めないような慎重な性格や、丁寧な作業ができる人は事務職に向いています。
細かい数字を扱う経理事務では特に、ミスは厳禁ですので几帳面さは重宝されるでしょう。
4. コミュニケーション能力がある
事務の仕事を円滑に進めるには、職場のメンバーとしっかりコミュニケーションを取り合いながら業務を行う必要があります。
わからないことがあればその都度声をかけて確認するのも、仕事の上達に欠かせないポイント。
高いコミュニケーション能力は事務職で働く人にとって、大事な要素のひとつです。
事務職に向いていない人の特徴
特別な技術や知識がいらない事務職は誰でも務まりそうですが、性格によっては不向きな方もいます。
事務職に向かない人の性格として挙げられるのは、大雑把、飽き性などです。
事務の仕事は書類作成やデータ入力などミスが許されない仕事が多いため、大雑把な性格で見直しをしっかりできない人や、集中して作業を行うのが苦手な人には向いていません。
ルーチンワークが多く変化の起きにくい仕事のため、飽きっぽい人も仕事を苦痛に感じるかもしれません。
また、「ノルマに追われる営業よりはラクなのでは？」と思われがちですが、パソコンを使う仕事から来客応対まで業務の幅が広く、難しい仕事はありませんが覚えなくてはいけないことはたくさんあります。
その都度メモを取り、取ったメモをきちんと管理することができないという人も、いつまでも仕事が覚えられず、怒られることになるかもしれません。
それぞれの仕事には期限があり、すべての業務において期限を守る必要があるため、入力作業をしながら電話応対をするなど、複数の作業を並行して行う能力も必要です。
事務職が向いていない人にとって事務の仕事はつらく、また仕事が覚えられないことで自信を失いがちです。
事務は決してラクな仕事ではないということも理解しておきましょう。
なるほど。
でも、他の職種に比べるとストレスは少ないのでは？
ストレスとは無縁のようにも思えますが、電話応対でクレーム処理を行うなどストレスのかかる仕事もあります。
また、1日中会社で仕事をするので、人間関係がよくないと大変なストレスを感じるのも事務職のつらいところです。
事務職もストレスがまったくないわけではないのですね。
未経験でも正社員として事務職へ転職する方法4つ
未経験でも正社員として事務職に転職することは可能です。
ポイントは以下の4つ。
- なぜ事務として働きたいのかをきちんと説明する
- 志望動機を明確にする
- 自己PRは的確に
- 資格を取ってライバルと差別化を図る
それではさっそく紹介していきましょう。
1. なぜ事務として働きたいのかをきちんと説明する
他の職種から事務職への転職を希望する人は「営業で成績がよくないから」「接客がしんどいから」など、逃げの理由で応募する人が多いことから「なぜ異なる職種から事務職へ転職するのか」は採用する側にとっては大事なポイントです。
事務という職種に魅力を感じた点を、説明できるようにしましょう。
- 販売職から事務職へ転職したい人の転職理由の例
- 結婚や出産後も、長く続けられる仕事を探しています。
事務の経験はありませんが、前職で販売の仕事をしていたとき、売上やシフト管理をPCで行っていました。
その際に、「もっと作業を効率化できるようにPCスキルを磨きたい」と思い、MOSの資格を取得しました。
また周りの人が働きやすいように環境を整える作業にやりがいを感じ、事務職に転職しようと考えました。
2. 志望動機を明確にする
「なぜ弊社を志望したのですか？」という質問の回答でその人が、「事務職であればどこの会社でもいい人」か、「どうしてもその会社で働きたくて応募した人」かが分かります。
事務職の場合、企業によって業務の差が見られないので志望動機を考えるのは難しいかもしれません。
志望動機は企業のホームページから、その会社の事業内容や社風、ビジョンなどを読んでから考えるとよいでしょう。
それらの情報から、応募企業が行っている取り組みに共感が持てる、応募企業の取り扱っている商品が好きなど、共感したこと、感銘を受けたことを志望動機とします。
- スポーツ用品メーカーの営業事務へ応募する場合の志望動機例
- スポーツや体を動かす事が好きで御社の商品を愛用しております。
御社の商品のデザインが好きで、機能面では速乾性があり軽いなど使い勝手もよく、もっと多くの人に御社の商品を使用して貰いたいと思いました。
事務の経験はありませんが、御社の商品の知識と基本的なPCスキルを駆使してお力になりたいと思い志望させていただきました。
3. 自己PRは的確に
効果的に自己PRする方法として「仕事の実績からスキルをアピールする方法」と「事務向きの性格である点をアピールする方法」があります。
仕事の実績からスキルをアピール
今までの経験から、職種が違っても共通するスキルをアピールしましょう。
たとえば営業なら顧客との電話応対、取引先とのメールのやり取り、提案書を作成したことがあるなどをアピールできます。
スキルのアピールには、苦手な業務を克服するために工夫したことや周りの評価、能力が発揮された業務、作業を効率化するために行ったことなど、エピソードを交えて説明すると説得力が増します。
さらに「自分の経験や知識をどのような業務で活かしたいと考えているか」で締めくることができたら完璧です。
- コールセンターから事務職へ転職を希望する人のスキルアピール例
- 共通するスキル：電話応対
エピソード
コールセンターでは、お客様のニーズを素早く捉えピッタリのアドバイスができるよう心がけていました。
またクレームや問い合わせなどに関わらず、焦らずゆっくり話すことで敬語の間違いが減り、お客様からも話が聞き取りやすい、わかりやすいと好評でした。企業に対してどんなことができるか
臨機応変かつ迅速な対応することがポイントな事務職においても、コールセンターで心がけていたことが活かせるのではないかと思っています。
事務向きの性格をアピール
たとえば几帳面で整理整頓が得意な人は、仕事がしやすい環境を作りスムーズに作業が進められると言えます。
事務職では社内の人と協力して仕事を進めることができる人材が求められるため、柔軟性や臨機応変さ、協調性などをアピールできるエピソードがあるとよいでしょう。
- 接客業から事務職へ転職したい人の適性アピール例
- 前職の店舗を訪れるお客様は、20代～60代まで幅広く、相手に合わせたコミュニケーションを図る能力が磨かれました。
貴社の事務職は、幅広いポジション・職種の方と接することになりますので、この力が活かせると考えております。
4. 資格を取ってライバルと差別化を図る
特別な資格がなくても事務職へ転職することはできますが、未経験の場合は資格を取得することで転職への熱意を表すことができます。
今すぐの転職でない場合や、数字や計算が苦手でない人は資格を取得して、応募者が一般事務や営業事務より少ない外資系企業や経理事務を目指すという手段もあります。
未経験の人が事務職へ転職するときに、取得しておくべき資格を4つ紹介します。
1. 簿記検定
簿記検定には、日本商工会議所が主催する日商簿記、公益財団法人全国商業高等学校協会が主催する全商簿記実務検定、公益社団法人全国経理教育協会が行う全経簿記があります。
経理事務としての転職を考えているなら、知名度が高く受験者数も多い日商簿記の受験がオススメです。
4級は学生向けのレベルと言われているので、経理事務として働きたい人は3級以上の取得を目指しましょう。
経理事務ではなく一般事務でも中小企業の場合、事務作業のすべてを担うことになるので簿記など経理の知識があると高い評価が得られます。
2. 秘書検定
公益財団法人実務技能検定協会が運営・実施する秘書技能検定試験は、社会で必要とされる資質、職務知識、一般常識、マナー・接遇を技能の能力を図るもの。
秘書になりたい人はもちろん、秘書検定を取得することでビジネスマナーが身に付いていると評価されるので、事務職全般を目指す人にオススメの資格です。
3級、2級の合格率は60％前後と高く、気軽に取得できるのも魅力です。
3. MOS検定（Word、Excel、PowerPoint）
MOSは、Microsoft Office製品の操作スキルを証明できる国際資格。
Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlookの各アプリケーションについて、Officeバージョンごとに分けられます。
WordとExcelはスペシャリストレベル（一般レベル）とエキスパートレベル（上級レベル）がありますが、事務職を希望するならWordとExcelのスペシャリストを取得すればOK。
MOSを取得することで、PC操作の基礎が身に付いていることがアピールできます。
スペシャリストなら独学でも取得しやすい資格なので、スキルに自信がない人はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
4. TOEIC
貿易事務や外資系企業の事務を目指す人は、ビジネス英語の能力を測るテストとして定番のTOEICを受験しましょう。
スコアはTOEIC600点以上取得を推奨など企業によって基準はさまざまです。
未経験で事務職に受からないときの対策方法
1. 転職エージェントを利用する
事務職が未経験の人で不採用が続く場合、志望動機が弱いか、自己PRがきちんとできていない可能性があります。
志望動機や自己PRを考えるのが苦手な人は、転職エージェントを利用するとよいでしょう。
転職エージェントでは、転職希望者の相談から再就職までをトータルにサポートしています。
応募書類の添削や面接対策にも対応しているので、志望動機もプロの視点からアドバイスしてもらえますよ。
事務職に転職したい方にオススメの転職エージェント
- リクルートエージェント
業界最大の求人数の中から、あなたピッタリの事務職の仕事を紹介してくれます。 - dodaエージェント
転職満足度No.1!非公開求人を含む豊富な求人数で事務職への転職を完全サポート。 - マイナビエージェント
20代で事務職に転職したいという方に得にオススメのエージェントです。
2. 派遣社員や契約社員として経験を積んでから正社員にチャレンジする
派遣社員として事務職の経験を積んでから正社員にチャレンジする方法もオススメです。
派遣社員と聞くと「正社員よりも待遇が悪いのでは？」とよくないイメージもありますが、労働者派遣法の改正により、正社員と同じような環境で働けて働きながらのスキルアップも可能になりました。
事務職でも派遣社員から正社員を目指すことは十分に可能です。
派遣社員として働くことのメリットや労働者派遣法の改正については、労働者派遣法改正で変わった派遣社員の待遇とメリット」で紹介しています。
事務職を目指す方にオススメの派遣会社
- マイナビスタッフ
事務職の求人が豊富！「週4日以内」など細かい条件に合わせた仕事を多数取り扱っています。
未経験から事務職への転職に関するQ&A
- 応募者数が少なくて、事務職に転職しやすい業界はある？
- 事務職が人気な理由のひとつに、土日に休みが取れることや残業が少ないことが挙げられます。
そのため、土日が休みではない不動産業やサービス・販売業の事務が狙い目です。 - PCの基礎的な操作とは？具体的に何ができればいいの？
- メールやインターネットができる、ワード・エクセルでの文字入力ができればOKです。
PCが全く使えないと採用は難しいでしょう。
PCが全く使えない人は、職業訓練校などでPCの基礎を学ぶことができます。また派遣会社でも、OA研修(Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlook)を行っているので、派遣社員として働きながらパソコンのスキルを上げるのもオススメです。
PCの基礎ができる人は、タッチタイピングや、正確で早いデータ入力スキル、四則演算や基礎関数等の基本的なEXCELスキル、基本入力～マクロなどアクセスの使用経験、パワーポイントでプレゼンテーション資料作成ができればアピールになります。
- 男性でも事務職へ転職できる？
- 来客対応は女性の方がいいから、などの理由で一般事務の採用は女性が多いようです。
男性の需要が全くないかというと、そんなことはなく、経理や総務、人事など専門的な知識や経験を必要とする職種では男性も多く活躍しています。
総務や経理など経験が必要な職種では、結婚・出産で退職の心配のない男性の方が長く働いてくれそうだからという理由で男性が重宝されるようです。
未経験でも正社員として事務職へ転職する方法まとめ
女性を中心に人気の事務職。
営業や販売などの職種と違い、ノルマによるストレスがないことや休みがしっかり取れることが人気の秘密です。
未経験でも正社員として採用されるには、志望動機を明確にし伝えること。
事務は仕事内容において業界や企業による差がないため、採用する側からすると「どこの会社でもいいのでは？」「事務なら務まると思っているのでは？」と思われがち。
そのため、志望動機はとても大切なのです。
競争率も高いことから適切な自己PRを行うのも採用のポイント。
また特別なスキルを必要としない事務は、誰でもできそうなイメージがありますが、適正はあります。
自分が事務に向いているかどうか見極めるのも大事。
イメージだけで転職すると、「こんなはずではなかった」と後悔することになりますから、事務職について理解を深めることも転職成功のための大切なプロセスのひとつなのです。
「自分ひとりでは志望動機を考えられない」「自分の適性がわからない」という人は、転職のプロに相談しながら転職活動ができる転職エージェントを利用するとよいでしょう。
