飲み会の幹事を任された！お店は？挨拶は？飲み会までに幹事が準備することと当日の仕事

1. 日程調整
2. 飲み会に利用する店を決める
3. 飲み会の会費を決める
4. 当日利用する店の下見をする
5. 飲み会の案内メールを送付する
6. 会費を徴収する
7. 飲み会で挨拶してもらう人に依頼する
8. 必要であれば余興を考える
9. 飲み会の席順を決める
10. 飲み会出席者の最終確認を行う
11. 二次会の店をだいたい決めておく

1. 飲み会の開始20分前には会場に到着する
2. 会計を先に行う
3. 開会の挨拶をする
4. ラストオーダーの声掛けなどで時間内に切り上げる
5. 忘れ物のチェック等をして退店

• 部長や課長など飲み会に参加する人の中で役職のある人の都合のよい日を優先する
• 歓送迎会で主賓がいる場合は主役の人に参加可能な日を聞く

1. 駅から近いお店を選ぶ

   地図が苦手な人は駅から徒歩15分程度の距離でも、道に迷ってしまうことがあります。

   お店は、最寄り駅から10分以内までが理想です。

2. 男女、年齢の割合から考える

   女性が多い場合はカジュアルなイタリアン、若い人が多い場合はお得感が高く賑やかな店、男の人が多い場合は飲み放題メニューが充実している店のように、参加者の男女比や年齢層によって適切なお店を選びましょう。

3. 料理のジャンルは女性やお酒を飲めない人の意見を参考に

   料理のジャンルに迷ったときは、お酒をあまり飲めない人でも楽しめるようにお酒が飲めない人、または女性の意見を参考にします。

   せっかく会費を払ったのに「アレルギーがあって食べられるものが少ない」となるとかわいそうなので、アレルギーの有無も全員に確認しておいた方がいいかもしれません。

   いずれもポイントは、「参加者全員が楽しめる」お店を選ぶこと。

   地元にはない地方の郷土料理が食べられるお店など、話題性のあるお店を選ぶと会話が弾みそうなので、そちらもオススメです。

4. 人数の増減に柔軟に対応してくれるお店

   予約をする際には、キャンセル料やキャンセル料の発生日を確認しておきましょう。

   開催日の近くでもキャンセルが可能だったり、参加者が増えても対応してもらえるお店など参加人数の増減に柔軟に対応してくれるお店だと、幹事の負担が軽くなります。

5. 上司や先輩のオススメのお店

   「普段、飲みに行くことがなくてインターネットで調べてもよくわからない」という人は上司に「なにかいいお店はありますか？」と相談してみるのもよいでしょう。

   また「毎年どんなお店で（飲み会を）行っていますか？」と例年の様子を聞いてみるのも手です。

1. お店はわかりやすい場所にあるか

   最寄り駅から徒歩5分と記載があっても、初めて行くお店の場合は遠く感じることがあります。

   お店の場所を説明するときに、目印になる建物を見つけておくと、説明しやすいです。

   最寄り駅から遠いお店を飲み会の会場にする場合は、バスを予約したり、タクシーを確保するといった手配も必要です。

2. 店内の広さや明るさはどうか

   「テーブルが小さくて男の人には座席が狭いかも」「照明が少し暗い？」など広さや明るさは、実際に足を運んでみないとわからないこと。

   座席が狭い場合は、テーブル移動で調整できないかお店の人と相談をしておくとよいでしょう。

3. 客層など店の雰囲気

   学生が多くて落ち着かない、一人で来る人が多くて大人数で利用するには向いてなさそうなど、お店の雰囲気も大事です。

   また、BGMがうるさいと年配の人は不快に思うかもしれませんので確認しておきましょう。

4. お手洗いの快適さ

   店の規模に対してトイレの数が少なかったり、男女共有ではないかチェックを。

   女性はとくにお手洗いのきれいさは気になるポイントなので、お手洗いが快適なお店だと喜ばれます。

5. 飲み放題の種類は豊富か

   飲み放題のビールが発泡酒ということはないか、女性が喜ぶカクテル類は豊富かなど、細かいところまでしっかりチェックしてください。

6. 提供時間は遅すぎないか

   「料理が来るのが遅い」「飲み物のおかわりが来ない」などということがないように、大人数で行っても提供時間に差し支えがなさそうか確かめましょう。

   スタッフの人数が十分足りているか、スタッフのサービスが行き届いているかをチェックします。

   下見の際に団体客がいた場合は、その団体客の飲み会の様子をチェックしてみるといいかもしれません。

7. 利用時間の延長は可能か？

   基本的に終了時間は決めておきますが、時間ピッタリに飲み会が終わるとは限りません。

   利用時間の延長が可能な場合は、どれくらいの時間延長できるか確認をしておきましょう。

8. 近くに二次会で使えそうな店がないかチェック

   一次会で盛り上がった楽しい雰囲気を壊さず、二次会に移行してもらうためには近くの店がいちばん。

   お店の近くを少し歩いて、二次会に利用できそうなお店がないか確認しておきます。

1. 開催日時
2. 場所（地図つき）
3. 会費
4. 出欠の返信期限

社内各位

お疲れ様です。
この度、9月に入社されました◯◯さんの歓迎会を、下記の通り開催いたします。

なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
ご多用のところお手数ですが、よろしくお願いいたします。

【日時】◯月◯日（◯）18：30～
【場所】◯◯◯
（※お店のURLまたは地図を添付）
【会費】男性4,500円、女性4,000円

出欠は◯月◯日までに、営業部◯◯までお願いいたします。
また、会費は事前徴収させていただきたく、◯月◯日までに幹事にお支払いいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。
営業部◯◯

社内各位

お疲れ様です。
◯◯さん歓迎会の件ですが、先日のご案内とおり、事前に会費を集めさせていただきたいと思います。
◯月◯日（◯）に幹事が集金に参りますので、ご準備のほどよろしくお願いいたします。
営業部◯◯

• 開会の挨拶

  開会の挨拶は、幹事が行う「開会宣言」です。

  「みなさん、本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。これより〇〇さんの歓迎会を行いたいと思います。本日、幹事を務めさせていただく営業部の◯◯です。どうぞよろしくお願いいたします」と、簡単に飲み会の主旨の説明と自己紹介を行います。

  その後、「それでははじめに開会のご挨拶を◯◯様よりいただきたいと思います」と、はじめの挨拶へつなぎましょう。

• はじめの挨拶

  はじめの挨拶は、飲み会に参加する人の中で一番役職の高い人にお願いします。

• 乾杯の音頭

  「はじめの挨拶」の流れでそのまま、一番役職の高い人にお願いする、もしくは「中締めの挨拶」が2番目に偉い人にお願いすることから、3番目に役職の高い人にお願いする2パターンがあります。

• 中締めの挨拶

  一次会終了の際の挨拶です。

  中締めの挨拶は、乾杯をお願いした人と別の上司（2番目に役職の高い人）にお願いしましょう。

1. 飲み会の開始20分前には会場に到着する

   幹事役の人は、開始時間の20分前には会場に到着しているようにしましょう。

   参加者をお迎えするほかに、取り皿・お箸・グラスが人数分揃っているかや、上司に座ってもらう席に不快なところがないか等を確認します。

   ビンゴなど催しを行う場合は、当日使うものを準備しておきましょう。

2. 会計を先に行う

   参加者が集まりだすと席の案内や、遅刻連絡の受け付けなどの作業が発生するので、会場に人が集まらないうちに会計をすませます。

3. 開会の挨拶をする
   開始時間になったら、開会の挨拶を行いましょう。

   開始時間が遅れるとお店の人に迷惑がかかり、時間通りに来ている人を待たせてしまうことになるので、全員揃わない状態ではじめでも構いません。

   その際は、上司にひとこと「はじめてもよいか」の確認を。

   また飲み会のあいだは、飲み物がない人には注文を、取り皿も新しいものが必要であれば店員さんに声をかける等、参加者に飲み会を楽しんでもらうための気配りを忘れずに。

   当日は、あまり飲みすぎない方が細かいことに気がつけるので飲みすぎないように気をつけて。

4. ラストオーダーの声掛けなどで時間内に切り上げる

   

   終了時間が近くなったら、「ラストオーダーはどうしますか？」と声をかけたり、全員にお茶を持ってきてもらう、二次会の案内をするなど、宴会が時間通り終わるように仕切りましょう。

   この際上司に「二次会はどうするか？」を尋ね、ピックアップしておいた店を上司に紹介します。

5. 忘れ物のチェック等をして退店

   お店を出る際には、追加注文等で料金が発生した場合は会計と、忘れ物のチェックをします。

   幹事は、お店の人にお礼を言って最後に店を出ましょう。

• 参加の確認や会費の徴収を行うことで、社内の人たちとの交流が深められる
• 楽しい飲み会が実現できたことから、段取り上手と思われ、取引先との打ち合わせや社内会議などの準備など任される仕事の幅が広がる
• 予算に合わせてコース内容を変更してもらう、景色のよい席を確保してもらうなどの交渉力が評価される