社内文書の書き方

報告書や案内文など、社内文書を書くたびに「この場合、どのように書けばいいんだろう?」と思っていませんか?

あれこれ検索しながら文書を作成すると、かなりの時間がかかってしまいますよね。

でも、社内文書で大切なのは「速さ」「正確さ」「わかりやすさ」

社外文書で必要だった細かな言い回しや礼儀は、二の次でよいのです。

今回は、社内文書の役割と基本的な書き方を紹介します。

社内文書の基本を知り、よりスピーディに、より簡潔に書けるようになりましょう。

1. 社内文書の種類

「社内文書」とはビジネス文書のうちのひとつで、社内で使われる文書類の総称です。

主に社内の指示や連絡、報告に使われます。

社内文書の種類を次のようにまとめました。

1. 指示、命令をする

  • 通達 
    会社組織に向けての命令、指示
  • 指示書
    業務上の指示
  • 辞令
    異動命令(配置転換、昇格、昇進、出向など)

2. 組織において、下から上へ意見を述べる

  • 上申書
    権限のない業務事項に意見、希望を申し述べ、検討や決済を求める
  • 稟議書(りんぎしょ)
    実施案などについて、決済、承認を求める
  • 提案書、計画書
    企画や計画を提起する

3. 報告する

  • 定期報告書
    日報、週報、月報などの報告
  • 通常報告書
    出張、会議、セミナー参加などの報告
  • 成果、結果の報告書
    調査、販売、企画結果などの報告
  • 異常時の報告書
    事故内容、処置、対策といったトラブルの報告

4. 届出、申請をする

  • 勤務関係
    欠勤、遅刻、早退休暇届など
  • 業務関係
    出張申請、旅費交通費精算書
  • 身上関係
    住所変更、結婚、出産、家族の死亡届など
  • 顛末書(顛末書)
    会社に迷惑をかけたことへの理由説明、お詫び
  • 進退伺い
    辞表に近い文書(辞意を表すが、処分は会社に一任)

5. 記録する

  • 議事録
    会議などの議事の記録
  • 人事記録
    履歴書、人事考課書類など

6. 連絡、調査をする

  • 通知文
    会社で決定した事項を通知
  • 回覧文、提示文
    行事の開催や各種お知らせなどの回覧、提示
  • 案内文
    社員旅行や、レクレーションなどの行事への参加を促す
  • 照会文
    業務に関することの問い合わせ
  • 回答文
    照会に対する回答
  • 依頼文
    資料提出など業務に関することの依頼

2. 社内文書の役割と書き方5つのポイント

冒頭で、社内文書で大切なのは「速さ」「正確さ」「わかりやすさ」だといいました。

社内文書は社内の情報をできるだけ速く、正確に伝達するためにあります。

速さや、わかりやすさが優先なので、社外文書のように丁寧な挨拶を書く必要はありません。

社内文書を書くときは次の5つのポイントに注意しましょう。

  1. 受信者・発信者ともに、所属部課・職名で出す
  2. 挨拶(前文)を省き、すぐに主文に入る
  3. 文体は基本的に敬体(です・ます体)を使用する
  4. 敬語表現は最小限にとどめる
  5. 箇条書きを使い、簡潔に書く

3. 社内文書の基本フォーマット(サンプル)

社内文書の基本的な構造を、サンプルと共に説明します。

社内文書を書く時は、必要な情報をできるだけ簡潔に書くことを心がけましょう。

前付け

1. 文書番号

公文書の表示。社内ルールに従う。

2. 発信日付

作成日ではなく、文書を発信する日付。

3. 受信者名(宛名)

所属部課、職名、氏名、敬称(様、殿)

4. 発信者名

所属部課、職名、氏名、印。

本文

5. 件名 

「〇〇について」と簡潔に示す。
件名の末尾に(提案)(報告)等、文書の種類をつける場合もある。

6. 主文

「標記の件について・・・」「〇〇について下記の通り・・・」等、すぐに用件に入る、

7. 記書き

箇条書きで書く

付記

8. 追記

追って書きや添付書類を追記する。

9. 末尾

文章の終わりは「以上」でまとめる。

10. 担当者名

所属部課、担当者名、内線番号など。

4. 「通知文」「稟議書」「報告書」のテンプレート

次に、より具体的な社内文書の書き方を紹介します。

社内文書のサンプルやテンプレートはインターネットで「社内文書 例文」とか「報告書 サンプル」と検索すればたくさん出てくるので参考にしてください。

ここでは、社内文書の中でもよく使う「通知文」「稟議書」「報告書」の3つの文例を紹介します。

1. 通知文

通知文とは、社内の人気のお知らせや、大事なことを伝えるときに書く文書です。

通知文を書くときのポイント

  1. 通知する情報は、漏れなく伝える。
  2. 発信者は受信者と同格かそれ以上とする。
  3. 箇条書きを活用し、わかりやすく書く。

2. 稟議書

稟議書は外部との契約や高額品の購入など、自分の権限を超えた事柄について、上司に決裁を求める文書のことを言います。

稟議書を書くときのポイント

  1. 結論を先に、モレなく具体的に書く
    • 内容や提供する根拠
    • 理由
    • 期待できる効果やメリット
    • 考慮されるデメリット
    • コスト
    • 実施方法など
  2. 決裁が通りやすいように工夫する
    • 根拠となるデータや資料を添付する
    • 関係部署への協力要請が済んでいることを記載する
  3. 事前に関係各所に根回しする
  4. 前例を参考にする

3. 報告書

報告書は、業務の進捗状況を定期的に報告したり、何か問題やトラブルがあったとき、上司に報告するために書きます。

報告書を書くときのポイント

  1. 読み手を意識してわかりやすく書く
    • 箇条書きを活用する
    • 説明文をつける
    • 短文を意識する
  2. 私見(所感)を添える

    私見とは、個人的な意見のこと。
    感想文とはちがうので注意する。

    【受講報告書】受講目的は達成できたか、何を学んだか、今後どう活かすかを書く
    【出張報告書】今後に向けての私見を書く

  3. できるだけ1枚にまとめ、参考資料は別紙にする

社内文書でも読み手に思いやりを

社内文書は「どうせ社内の人しか見ないから」と適当に書いたり、逆に言い回しに気を使い時間をかけて書くものでもありません。

社内文書は丁寧な挨拶や言葉使いよりも、より速く、正確にわかりやすく情報を伝えるものです。

誰でも最初は上手に書くことはできません。

何度も回数を重ねて、効率よく文章作成ができるように、スキルを身につけましょう。